Proses Database
Fungsi database
dimaksudkan untuk melakukan perhitungan dalam mencari data tertentu pada
sekumpulan data. Pada Excel 2007 tersedia beberapa proses database, antara lain
mengurutkan data, melacak data dengan data filter, subtotal, dan validasi.
1. Mengurutkan Data
Pengurutan worksheet
digunakan untuk mengetahui produk dengan penjualan tertinggi dari unit yang
terjual. Saat Anda mengurutkan data dalam worksheet, Anda harus terlebih dahulu
menentukan kriteria pengurutannya. Pengurutan data diperlukan untuk memudahkan
kita dalam mencari data. Pengurutan data biasanya dilakukan pada data dalam
jumlah besar, misalnya suatu perusahaan dengan ribuan karyawan, sekolah, atau
institusi pendidikan yang terdiri banyak siswa.
Dalam kasus tersebut
pengurutan data sangat penting. Sebagai contoh menampilkan data urut
berdasarkan nama pegawai dan mengurutkan data berdasarkan peringkat nilai
tertinggi. Excel telah menyediakan fasilitas pengurutan data yang dinamakan
sort. Secara garis besar sorting ada 2 macam, yaitu sebagai berikut.
1.
Ascending (pengurutan dari kecil ke besar).
2.
Descending (pengurutan dari besar ke kecil).
Untuk lebih jelasnya
perhatikan tabel data mahasiswa berikut.
Contoh Tabel Nilai
Mahasiswa
Untuk mengurutkan
tabel diatasmenggunakan kunci kunci
pengurutan berdasarkan Nilai. dimana mahasiswa dengan nilai yang paling tinggi
berada di urutan pertama dan mahasiswa dengan nilai rendah berada di urutan
terakhir.
Cara mengurutkan data
adalah sebagai berikut.
1) Blok tabel
(dimulai dari kolom yang akan disort/diurutkan)
2) Klik tab Data
pilih subtab Sort & filter,
3) Klik Sort.
perhatikan gambar berikut.
Langkah-langkah
Pengurutan data
4) Kemudian tentukan
kunci pengurutannya dan jenis pengurutannya. Perhatikan gambar berikut.
Jenis Pengurutan Data
Berdasarkan Nilai terkecil ke terbesar
Keterangan:
Sort By : Kunci
pengurutan pertama, dalam hal ini adalah Nilai Mahasiswa.
Order : Jenis
pengurutan, misalnya dari urutan Largest to Smallest (Terbesar ke Terkecil).
2. Menyaring Data
Selain pengurutan
data, Excel juga menyediakan fasilitas untuk menyaring data yang dikenal dengan
nama Filter Data. Filter data maksudnya hanya menampilkan data yang memenuhi
kriteria tertentu saja. Dengan tabel yang sama (tabel Daftar nilai) lakukan
penyaringan data dengan cara
1.
blok tabel,
2.
Kemudian klik Tab Data.
3.
Pada sub tab Sort & Filter Klik Filter. Perhatikan
gambar berikut.
langkah-langkah
melakukan filter database excel
Setelah itu di sebelah kanan dari tiap-tiap kolom akan
muncul segitiga hitam kecil . Klik tanda segitiga kemudian pilih nilai JUR/JEN
untuk menampilkan Jurusan Tertentu misalanya SI/S1. Perhatikan gambar berikut.
langkah-langkah
melakukan filter database excel
Keterangan:
(Text filters ):
menampilkan kembali seluruh data.
• Untuk menampilkan
kembali semua data, klik All.
• Klik salah satu
pilihan jika hanya akan menampilkan salah satu data.
Berikut ini adalah
hasil filter yang diklik berdasarkan Jurusan/Jenjang SI/S1.
Hasil Filter Database
Excel
Jika Anda ingin
melakukan penyaringan tingkat lanjut (misalnya menampilkan nilai mahasiswa yang
memiliki nilai 70 sampai dengan 100), caranya adalah klik pada Number Filters
dan pilih Between.
Filter lanjutan
Database Excel
Selanjutnya akan
muncul kotak dialog Costom AutoFilter, masukan nilai lebih besar atau sama
dengan dan kurang dari atau sama dengan 100 seperti berikut.
Custom Autofilter
database excel
Keterangan :
a. Equal : sama
dengan
b. Does not equal :
tidak sama dengan
c. Begin with :
permulaan filter
d. End with : akhir
filter
e. Contain : isi data
yang difilter
Hasil Filtering
lanjutan dapat dilihat pada gambar berikut ini
Hasil Filter Lanjutan
Database Excel
3. Mengatur Validasi
Pengisian Data Numerik
Validasi data
digunakan untuk mengontrol pemasukan data dalam suatu range yang dipilih. Hal
ini dimaksudkan agar dalam melakukan pengisian data pada worksheet dapat
seakurat mungkin. Perintah ini sangat berguna dalam memasukkan data numerik,
misalnya pada tabel nilai mahasiswa kolom nilai TUGAS, UTS dan NILAI data yang
dimasukan harus berupa angka dengan rentang nilai 10 sampai dengan 100. Jika di
luar range tersebut akan tampil komentar validasi sampai nilai yang dimasukkan
memenuhi range yang telah ditentukan.
a. Perintah tab setting
Tab setting digunakan
untuk mengatur validasi data. Caranya adalah sebagai berikut.
1) Blok terlebih
dahulu Kolom UAS, UTS dan NILAI
2) Klik tab menu
Data, kemudian pilih subtab Data Tool.
3) Klik pada Data
Validation,
Langkah-langkah
Validasi Data Excel
Sehingga menampilkan
kotak dialog Data Validation. Lihat gambar :
Setting Data
validation
4) Klik panah bawah
pada Allow, pilih sesuai dengan kebutuhan Anda misalnya Whole Number.
4) Klik panah bawah
Data, pilih sesuai dengan kebutuhan misalnya Between.
5) Isikan nilai
minimum yang diperbolehkan pada kotak Minimum.
6) Isikan nilai
maksimum yang diperbolehkan pada kotak Maximum. Jika Anda menginginkan validasi
data menjadi hilang caranya adalah dengan klik tombol Clear All.
b. Tab Input Message
Input message
digunakan untuk memberikan pesan dalam validasi data. dimana pesan akan muncul
pada saat sel di klik. Caranya adalah klik Input Message, masukan Judul Pesan
dan Isi Pesan
perhatikan gambar
berikut.
Pengaturan Tab Input
Message Data Validation
c. Error Alert
Klik Error Alert
adalah Pesan Error apabila data yang di input tidak memenuhi syarat sesuai
dengan kondisi yang telah ditentukan. Perhatikan gambar berikut.
Pengaturan Tab Error
Alert Data Validation
Tentukan jenisnya,
ada 2 macam validasi.
1) Stop : akan
menampilkan pesan dengan 2 jawaban, yaitu Retry dan Cancel.
2) Warning : akan
menampilkan pesan dengan 2 jawaban, yaitu Retry dan Cancel.
Keterangan:
Anda akan mendapat
warning ketika Anda memasukkan data di luar validasi yang telah ditentukan.
Berikut ini adalah
hasil dari setting validasi data yang telah kita buat tadi
Hasil dari Input
Message
Tampilan Error Alert
jika terjadi kesalahan Input
4. Subtotals
Perintah ini
digunakan untuk menjumlahkan berdasarkan kelompok yang telah ditentukan. Data
yang akan dibuat subtotal harus sudah diurutkan berdasarkan urutan tertentu.
Sebagai contoh masih dengan tabel Nilai mahasiswa, kita akan mencari rata-rata
nilai per jurusan dengan menggunakan SubTotals
Caranya adalah
sebagai berikut.
a. Blok range tabel.
b. Klik tab menu
Data, kemudian pilih subtab Outline dan pilih Subtotals seperti gambar berikut
ini.
Langkah-langkah
Subtotal Database Excel
1) Selanjutnyaakan
muncul dialog box subtotal.
2) Pada At Each
change in klik pada tanda panah Hitam untuk memilih Kolom Jurusan (JUR/JEN).
3) Pilih Jenis Fungsi
yang akang digunakan. untuk contoh kali ini adalah rata-rata nilai perjurusan,
4) Pilih Average
5) Pada Pilihan Add
Subtotal to : Tambahkan Kolom NILAI pada subtotal
6) Klik OK, Lihat
gambar dibawah ini sebagai petunjuk
Setting Subtotal
Database Excel
Hasil dari penggunaan
SubTotals dapa dilihat pada gabar Berikut ini
Hasil Subtotal
Database Excel